Nierzetelna księga przychodów i rozchodów oraz księgi rachunkowe. Jakie zarzuty grożą przedsiębiorcy?

Błąd w księgowości nie zawsze oznacza przestępstwo. W działalności gospodarczej zdarzają się pomyłki, opóźnienia, błędne kwalifikacje kosztów i spory z urzędem skarbowym. Problem zaczyna się wtedy, gdy księga przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe nie pokazują rzeczywistego obrazu działalności firmy.

W sprawach karnoskarbowych organy często badają, czy księgi były prowadzone rzetelnie, czy dokumentowały faktyczne transakcje oraz kto odpowiadał za ich prowadzenie. Dla przedsiębiorcy może to oznaczać nie tylko korektę podatku, ale także postępowanie karne skarbowe.

Nierzetelna księga a wadliwa księga

W praktyce trzeba odróżnić dwa pojęcia. Księga nierzetelna to taka, która nie odzwierciedla rzeczywistości. Przykładem może być ujęcie fikcyjnych kosztów, pominięcie przychodów, księgowanie faktur bez realnych transakcji albo ukrywanie sprzedaży.

Księga wadliwa to księga prowadzona niezgodnie z wymogami formalnymi, ale niekoniecznie fałszująca obraz działalności. Przykładem może być niewłaściwy opis, brak elementu formalnego albo naruszenie zasad technicznego prowadzenia ewidencji.

To rozróżnienie ma duże znaczenie, bo inaczej ocenia się zwykły błąd, a inaczej celowe prowadzenie ksiąg w sposób, który zaniża podatek.

Co grozi za nierzetelne prowadzenie ksiąg?

Art. 61 § 1 Kodeksu karnego skarbowego stanowi, że kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi czyn może być wykroczeniem skarbowym. Ten sam przepis obejmuje także wadliwe prowadzenie księgi, ale jako czyn zagrożony łagodniej.

Jeżeli przedsiębiorca w ogóle nie prowadzi księgi, mimo że ma taki obowiązek, zastosowanie może mieć art. 60 k.k.s. Przepis przewiduje grzywnę do 240 stawek dziennych także za nieprowadzenie księgi lub nieprzechowywanie jej w wymaganym miejscu.

Na tym ryzyko się nie kończy. Jeżeli nierzetelne księgi przełożyły się na nieprawdziwą deklarację podatkową i narażenie podatku na uszczuplenie, może pojawić się zarzut z art. 56 k.k.s. Jeżeli problemem są faktury, organy mogą badać także art. 62 k.k.s., czyli nierzetelne faktury lub posługiwanie się nimi.

Kto odpowiada: właściciel, zarząd czy księgowa?

Nie zawsze odpowiada wyłącznie osoba, która fizycznie wpisywała dane do systemu księgowego. Kodeks karny skarbowy przewiduje, że za sprawcę może odpowiadać także osoba, która na podstawie przepisu, decyzji, umowy albo faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, zwłaszcza finansowymi danego podmiotu.

W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność może dotyczyć właściciela firmy, członka zarządu, dyrektora finansowego, głównej księgowej albo innej osoby realnie decydującej o rozliczeniach. Samo korzystanie z biura rachunkowego nie zawsze zwalnia przedsiębiorcę z ryzyka, szczególnie gdy akceptował fikcyjne dokumenty albo ignorował oczywiste nieprawidłowości.

Co robić po wykryciu błędów?

Najgorszą reakcją jest dopisywanie dokumentów po fakcie albo tworzenie pozornej dokumentacji. Jeżeli księgi zawierają błędy, trzeba ustalić ich zakres, przyczynę, osoby odpowiedzialne i wpływ na podatek. Czasem konieczne są korekty deklaracji, uporządkowanie dokumentów i przygotowanie spójnego wyjaśnienia.

W sprawie karnej kluczowe jest wykazanie, czy doszło do pomyłki, zaniedbania, błędnej interpretacji, czy świadomego zaniżenia podatku. To właśnie zamiar i wiedza przedsiębiorcy często decydują o tym, czy sprawa pozostanie sporem podatkowym, czy zakończy się zarzutami karnoskarbowymi.