Telefon i laptop zabrane w śledztwie gospodarczym. Jak odzyskać sprzęt i ograniczyć ryzyko dowodowe?

W sprawach gospodarczych telefon i laptop bywają dla organów ważniejsze niż segregator z fakturami. Znajdują się tam maile, komunikatory, pliki księgowe, umowy, loginy, historia przelewów, dane klientów i rozmowy z kontrahentami. Dlatego podczas przeszukania firmy albo mieszkania funkcjonariusze często zabezpieczają sprzęt elektroniczny.

Dla przedsiębiorcy oznacza to dwa problemy. Pierwszy jest operacyjny, bo bez komputera lub telefonu firma może mieć trudność z pracą. Drugi jest dowodowy, bo na urządzeniach mogą znajdować się dane, które zostaną wykorzystane w śledztwie.

Czy organy mogą zabrać telefon lub laptop?

Tak, ale nie dowolnie. Zgodnie z art. 217 k.p.k. rzeczy mogące stanowić dowód w sprawie albo podlegające zajęciu należy wydać na żądanie sądu lub prokuratora, a w pilnych przypadkach także Policji lub innego uprawnionego organu. Osobę posiadającą rzecz wzywa się najpierw do dobrowolnego wydania.

Przepisy o zatrzymaniu rzeczy stosuje się odpowiednio także do urządzeń i danych informatycznych. Wynika to z art. 236a k.p.k., który obejmuje urządzenia, systemy informatyczne, nośniki danych oraz korespondencję elektroniczną.

Nie oznacza to jednak, że organ może zabrać wszystko „na wszelki wypadek”. Art. 227 k.p.k. wymaga, aby przeszukanie i zatrzymanie rzeczy były dokonane zgodnie z celem czynności, z umiarem i w granicach niezbędnych dla osiągnięcia celu, bez niepotrzebnych szkód i dolegliwości.

Co zrobić podczas zatrzymania sprzętu?

Najważniejsze jest zadbanie o protokół. Powinien zawierać oznaczenie sprawy, godzinę czynności, dokładną listę zatrzymanych rzeczy, ich opis oraz wskazanie polecenia sądu lub prokuratora. Osobom zainteresowanym należy też wydać pokwitowanie wskazujące, jakie przedmioty i przez kogo zostały zatrzymane.

Warto dopilnować, aby w protokole znalazły się zastrzeżenia dotyczące zakresu danych. Jeżeli na urządzeniu są informacje objęte tajemnicą zawodową, korespondencja z obrońcą, dane klientów albo prywatne materiały niezwiązane ze sprawą, trzeba to od razu zgłosić.

Szczególne znaczenie ma art. 225 k.p.k. Jeżeli zatrzymane dokumenty zawierają tajemnicę zawodową albo inną tajemnicę prawnie chronioną, organ powinien przekazać je bez odczytania prokuratorowi lub sądowi w opieczętowanym opakowaniu. W przypadku materiałów związanych z wykonywaniem funkcji obrońcy przepisy przewidują dodatkową ochronę.

Jak odzyskać telefon lub laptop?

Po zatrzymaniu sprzętu można złożyć wniosek o jego zwrot. Podstawą jest art. 230 § 2 k.p.k., zgodnie z którym zatrzymane rzeczy należy zwrócić osobie uprawnionej niezwłocznie po stwierdzeniu ich zbędności dla postępowania. Jeżeli zatrzymanie albo przeszukanie nastąpiło bez uprzedniego polecenia sądu lub prokuratora i nie zostało zatwierdzone w terminie 7 dni, rzeczy również powinny zostać zwrócone.

W praktyce warto wnosić nie tylko o zwrot sprzętu, ale też o wykonanie kopii danych i pozostawienie organom wyłącznie kopii istotnych plików. To szczególnie ważne, gdy laptop jest narzędziem pracy firmy, a jego dalsze przetrzymywanie paraliżuje działalność.

Jeżeli zatrzymanie było niezasadne albo zbyt szerokie, można złożyć zażalenie. Art. 236 k.p.k. przewiduje zażalenie na postanowienie dotyczące przeszukania, zatrzymania rzeczy i dowodów rzeczowych oraz na inne czynności osobom, których prawa zostały naruszone. Co do zasady zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od ogłoszenia albo doręczenia postanowienia.

Jak ograniczyć ryzyko dowodowe?

Po zatrzymaniu sprzętu nie należy kontaktować się ze świadkami w sposób, który może wyglądać na uzgadnianie wersji. Nie wolno też usuwać danych z innych urządzeń ani ingerować w kopie zapasowe. Takie działania mogą pogorszyć sytuację procesową.

Najbezpieczniej szybko ustalić, jaki sprzęt zabrano, jakie dane się na nim znajdowały, które dane są prywatne lub objęte tajemnicą, a które mogą mieć znaczenie dla śledztwa. Następnie trzeba złożyć wniosek o zwrot rzeczy, ewentualnie zażalenie, oraz uporządkować linię obrony przed pierwszym przesłuchaniem.

W sprawach gospodarczych telefon i laptop często decydują o kierunku śledztwa. Dlatego reakcja po przeszukaniu powinna być szybka, spokojna i procesowo przemyślana.